Con el objetivo de fortalecer la organización, conservación y digitalización de la documentación administrativa de los organismos operadores de agua, este jueves 13 de agosto se llevó a cabo en Delicias la Segunda Sesión Ordinaria del Grupo Interdisciplinario, integrado por las juntas de agua del sur del estado.
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El encuentro tuvo como sede la ciudad de Delicias y forma parte de los trabajos impulsados desde la Junta Central de Agua y Saneamiento (JCAS) de Chihuahua, encaminados a implementar un sistema institucional de archivo que permita mejorar el manejo de la documentación generada por los organismos operadores.
Durante el arranque de la sesión, Edgar Ruiz Quiñonez, director ejecutivo de la Junta Municipal de Agua y Saneamiento (JMAS) de Delicias, destacó la participación del personal administrativo y reconoció su disposición para dar seguimiento al proyecto estatal.
El funcionario señaló que estos trabajos representan una oportunidad para compartir experiencias, identificar áreas de oportunidad y establecer mecanismos que puedan ser replicados en las diferentes juntas municipales de agua.
Buscan organizar y preservar la memoria administrativa
Ruiz Quiñonez explicó que uno de los principales objetivos consiste en implementar de manera adecuada el sistema institucional de archivo en los organismos operadores, de manera que la información administrativa pueda conservarse y consultarse de forma ordenada.
El director ejecutivo de la JMAS Delicias destacó la coordinación del ingeniero Mario Mata Carrasco, director ejecutivo de la Junta Central de Agua y Saneamiento, para impulsar este proyecto a nivel estatal.
“Venimos a compartir ideas para avanzar en materia de archivo, y podemos replicarlas en nuestros organismos, así como redireccionar lo que no esté funcionando bien”, expresó.
Durante la reunión se planteó la importancia de aprovechar las experiencias y conocimientos de los distintos organismos participantes, con la finalidad de establecer mejores prácticas para el manejo de documentos.
El propósito no se limita únicamente a almacenar expedientes, sino a garantizar que la información pueda ser localizada y consultada cuando sea necesario, conservando así la memoria institucional de las juntas de agua.
Archivos accesibles y digitalizados para fortalecer la transparencia
El funcionario resaltó que contar con archivos organizados permitirá conocer de manera clara qué se hizo, por qué se hizo, cuándo se hizo y quiénes participaron en la toma de decisiones dentro de los organismos operadores.
Para ello, consideró fundamental avanzar en procesos de organización y digitalización que permitan mantener disponible la información administrativa, evitando que documentos relevantes se pierdan con el paso del tiempo o resulten difíciles de localizar.
La conservación documental también tiene una relación directa con la transparencia y el acceso a la información pública, debido a que la existencia de archivos ordenados facilita la atención de solicitudes y permite consultar los antecedentes de las decisiones administrativas.
En este sentido, los trabajos del Grupo Interdisciplinario buscan generar una metodología que pueda ser aplicada de manera coordinada en los organismos operadores de agua del estado.
Coordinación entre organismos operadores
La Segunda Sesión Ordinaria permitió reunir a personal administrativo y representantes de las juntas de agua del sur de Chihuahua para analizar los avances y compartir propuestas relacionadas con la gestión documental.
La colaboración entre organismos permitirá identificar prácticas que han dado resultados positivos y adaptarlas a las necesidades particulares de cada junta, además de corregir procedimientos que requieran mejoras.
Ruiz Quiñonez hizo un llamado al personal participante a obtener el mayor beneficio posible de las actividades, al considerar que la correcta conservación de los archivos representa una herramienta fundamental para el funcionamiento institucional.
Con estas acciones, los organismos operadores de agua avanzan hacia una administración documental más ordenada, accesible y moderna, en la que la digitalización de archivos tendrá un papel importante.
El proyecto también busca que las nuevas generaciones de servidores públicos puedan acceder a los antecedentes administrativos de las juntas, preservando la memoria institucional y facilitando la continuidad de los procesos.
De esta manera, los organismos operadores del estado dan un paso adelante en materia de gestión documental, conservación de archivos, transparencia y acceso a la información, con la intención de construir sistemas administrativos más eficientes y con mayor capacidad para rendir cuentas a la ciudadanía.
